Conditions générales de vente et d’utilisation de Préalo

Version 2 du 7 novembre 2026.

Article 1 — Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent l’abonnement au service Préalo et son utilisation. Préalo est un service édité par NS HOLDING, SAS à associé unique au capital de 100 €, RCS Évry 999 158 009, dont le siège est 12 rue de Normandie, 91130 Ris-Orangis (contact@prealo.com), ci-après « Préalo ».

Le service est réservé aux professionnels. Le Client accepte ces conditions en cochant la case prévue lors de son inscription. Elles prévalent sur ses propres conditions d’achat. L’annexe 1 (mandat) et l’annexe 2 (accord de sous-traitance) en font partie.

Article 2 — Définitions

• Client : l’entreprise qui s’abonne à Préalo, en sa qualité d’employeur ou pour le compte de ses clients employeurs.
• Utilisateur : une personne que le Client autorise à se connecter à son espace.
• DPAE : la déclaration préalable à l’embauche transmise à l’Urssaf.
• Identifiants Urssaf : le SIRET, le nom, le prénom, le mot de passe et le code de service que l’Urssaf exige pour transmettre une DPAE par son API.
• Données salariés : les données des salariés et futurs salariés que le Client saisit ou importe dans Préalo.
• Offre : la formule d’abonnement choisie par le Client, avec son prix et son quota mensuel de DPAE.

Article 3 — Le service

Préalo permet au Client de préparer ses DPAE, de les contrôler, de les transmettre à l’Urssaf par l’API DPAE et d’en suivre les retours. Le service comprend notamment l’envoi en lot, l’import d’un fichier, le lien à remplir par le salarié, l’archivage des accusés de l’Urssaf et une aide à la tenue du registre unique du personnel.

Préalo peut faire évoluer le service. Une évolution ne peut pas supprimer une fonction essentielle de l’Offre en cours sans préavis de 30 jours.

Article 4 — Accès au service

L’inscription se fait uniquement sur invitation de Préalo. Le Client désigne au moins un administrateur, qui invite ses Utilisateurs.

Chaque Utilisateur garde ses identifiants de connexion secrets. Le Client répond des actions faites depuis les comptes de ses Utilisateurs. Il prévient Préalo sans délai s’il soupçonne une utilisation non autorisée.

L’envoi réel des DPAE n’est activé qu’après un test de connexion à l’Urssaf réussi et une fiche employeur complète.

Article 5 — Essai gratuit

Préalo peut proposer un essai gratuit, sans moyen de paiement, pour la durée indiquée dans sa proposition. Les DPAE transmises pendant l’essai sont de vraies déclarations, avec les mêmes effets que pendant l’abonnement.

Sans souscription d’une Offre à la fin de l’essai, Préalo coupe l’envoi réel. Le Client garde l’accès à son espace pendant 30 jours pour exporter ses données, puis cet accès est fermé.

Article 6 — Prix, facturation et paiement

Le prix est celui de l’Offre indiquée sur prealo.com ou dans la proposition acceptée par le Client. Les prix sont en euros hors taxes. Tant que Préalo bénéficie de la franchise en base, les factures portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Sinon, la TVA s’ajoute au taux en vigueur.

L’abonnement est facturé à l’avance, chaque mois ou chaque année selon l’Offre. Les DPAE au-delà du quota sont facturées le mois suivant, au tarif de l’Offre. La facture est payable par virement sous 15 jours.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit :

• des pénalités au taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points ;
• une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, Préalo peut suspendre l’envoi des DPAE. Le Client déclare alors ses embauches directement sur le site de l’Urssaf.

Préalo peut modifier ses prix avec un préavis de 30 jours par e-mail. Le Client qui refuse le nouveau prix peut résilier avant son entrée en vigueur.

Article 7 — Durée et résiliation

• Offre mensuelle : sans engagement, renouvelée chaque mois. Le Client résilie à tout moment par e-mail, avec effet à la fin du mois en cours.
• Offre annuelle : 12 mois, renouvelée pour 12 mois sauf résiliation par e-mail au moins 30 jours avant l’échéance.

La période en cours n’est pas remboursée, sauf résiliation pour manquement de Préalo.

Chaque partie peut résilier en cas de manquement grave de l’autre, resté sans remède 15 jours après une mise en demeure par e-mail.

À la fin de l’abonnement :

1. Préalo coupe l’envoi réel et supprime les Identifiants Urssaf ;
2. le Client garde l’accès à son espace pendant 30 jours pour exporter ses données ;
3. son accès est ensuite fermé et ses données supprimées, comme prévu à l’annexe 2.

Article 8 — Obligations du Client

Le Client reste l’employeur déclarant : il est seul tenu de l’obligation de DPAE. En particulier, il s’engage à :

• saisir des informations exactes et complètes, sur l’employeur comme sur les salariés ;
• relire chaque déclaration avant de l’envoyer ;
• consulter les retours de l’Urssaf et corriger une déclaration rejetée ;
• tenir ses Identifiants Urssaf à jour ;
• déclarer directement sur le site de l’Urssaf quand Préalo est indisponible, ou quand une déclaration n’est pas acceptée à temps ;
• informer ses salariés du traitement de leurs données.

Article 9 — Obligations de Préalo

Préalo fournit le service avec soin et diligence. C’est une obligation de moyens. Préalo :

• protège les données comme prévu à l’annexe 2 ;
• prévient le Client par e-mail d’un rejet de l’Urssaf, d’un envoi interrompu, d’Identifiants refusés ou d’un accusé de réception qui n’arrive pas ; une erreur au moment de l’envoi s’affiche directement à l’écran ;
• répond aux demandes envoyées à contact@prealo.com, les jours ouvrés, et sous un jour ouvré pour l’Offre Agence ;
• annonce, quand c’est possible, les interruptions prévues pour maintenance.

Article 10 — Dépendance à l’Urssaf

Le service dépend de l’API DPAE de l’Urssaf. Préalo ne répond pas de son indisponibilité, de ses délais, de ses rejets ni de ses changements.

Si l’API change, Préalo fait ses meilleurs efforts pour adapter le service. En attendant, le Client déclare directement sur le site de l’Urssaf.

Article 11 — Responsabilité

Préalo ne répond pas des dommages causés par :

• des informations inexactes ou incomplètes saisies par le Client ;
• des Identifiants Urssaf refusés, expirés ou modifiés sans mise à jour ;
• un retour de l’Urssaf que le Client n’a pas consulté ou traité ;
• une indisponibilité de l’Urssaf ou un cas de force majeure.

Les pénalités prévues pour une DPAE absente ou tardive restent à la charge du Client, sauf faute prouvée de Préalo.

Préalo ne répond que des dommages directs. Sa responsabilité totale est plafonnée aux sommes payées par le Client pendant les 12 mois qui précèdent le fait en cause. Ce plafond ne s’applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Article 12 — Données personnelles

Pour les Données salariés, le Client est responsable du traitement et Préalo est son sous-traitant, dans les conditions de l’annexe 2. Pour les données des Utilisateurs et des contacts du Client, Préalo est responsable du traitement, dans les conditions de sa politique de confidentialité.

Article 13 — Propriété

Préalo reste propriétaire du logiciel, de son code et de sa marque. Le Client reçoit un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement.

Le Client reste propriétaire de ses données. Il peut les exporter à tout moment.

Article 14 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre qu’elle reçoit dans le cadre du service. Cette obligation dure 3 ans après la fin de l’abonnement.

Article 15 — Référence commerciale

Préalo ne cite le nom, le logo ou un témoignage du Client qu’avec son accord écrit.

Article 16 — Force majeure

Aucune partie ne répond d’un manquement dû à un cas de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil.

Article 17 — Modification des conditions

Préalo peut modifier ces conditions avec un préavis de 30 jours par e-mail. Le Client qui les refuse peut résilier avant leur entrée en vigueur. Les nouvelles conditions s’appliquent à la prochaine connexion après cette date.

Article 18 — Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit français. Les parties cherchent d’abord un accord amiable pendant 30 jours. À défaut, le litige relève des tribunaux compétents du ressort du siège social de Préalo.

Annexe 1 — Mandat de déclaration

Le Client, employeur, donne mandat à Préalo, qui l’accepte, de transmettre en son nom et pour son compte à l’Urssaf les DPAE que ses Utilisateurs valident dans Préalo.

1. Ce que Préalo peut faire

Avec les Identifiants Urssaf du Client, et seulement pour ce mandat, Préalo peut :

1. s’authentifier auprès de l’Urssaf ;
2. déposer les DPAE validées par un Utilisateur ;
3. relever les retours de l’Urssaf (accusés, certificats, rejets) ;
4. tester la connexion, par une authentification seule, sans dépôt.

2. Ce que Préalo ne fait jamais

• Envoyer une DPAE qu’aucun Utilisateur n’a validée.
• Faire un dépôt de test avec les Identifiants ou le SIRET du Client.
• Faire une autre démarche auprès de l’Urssaf, ou modifier le compte Urssaf du Client.

3. Conservation des Identifiants Urssaf

L’API DPAE exige les Identifiants Urssaf à chaque connexion. Le Client autorise donc Préalo à les conserver pendant la durée de l’abonnement. Ils sont :

• chiffrés, et jamais réaffichés après leur saisie ;
• absents des journaux, des e-mails et des messages d’erreur ;
• utilisés uniquement pour ce mandat.

Le Client met ses Identifiants à jour dans Préalo quand il les change. Préalo le prévient quand l’Urssaf les refuse.

4. Durée et révocation

Le mandat dure autant que l’abonnement. Le Client peut le révoquer à tout moment :

• par e-mail à contact@prealo.com : Préalo supprime alors ses Identifiants au plus tard un jour ouvré après réception ;
• ou en changeant son mot de passe sur le site de l’Urssaf : les Identifiants conservés cessent aussitôt de fonctionner.

Plus aucune DPAE ne part ensuite par Préalo.

5. Responsabilité du Client

Le Client reste l’employeur déclarant et seul tenu de l’obligation de DPAE. Le mandat ne transfère pas cette obligation à Préalo.

Annexe 2 — Accord de sous-traitance des données personnelles

Cet accord applique l’article 28 du RGPD. Le Client est responsable du traitement des Données salariés ; Préalo est son sous-traitant.

1. Description du traitement

2. Instructions

Préalo traite les Données salariés uniquement sur instruction documentée du Client. Ces instructions sont les CGV, cet accord et les actions des Utilisateurs dans Préalo. Préalo prévient le Client si une instruction lui semble contraire au droit.

3. Confidentialité

Seul le dirigeant de Préalo a accès aux systèmes de production. Toute personne autorisée plus tard sera tenue par écrit à la confidentialité.

4. Sécurité

Préalo applique notamment ces mesures :

• chiffrement du NIR, de la date de naissance, du numéro de titre de travail, des Identifiants Urssaf, des fichiers déposés et des retours de l’Urssaf ;
• NIR toujours masqué à l’écran, et jamais réaffiché après sa saisie ;
• connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe stockés sous forme d’empreinte, limite des tentatives de connexion ;
• isolation stricte des données entre clients ;
• base de données fermée à Internet, journaux sans données sensibles ;
• trace des exports du registre ;
• double authentification sur les comptes d’administration de l’hébergement et du code ;
• sauvegardes régulières.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Préalo à recourir aux sous-traitants suivants :

Préalo prévient le Client par e-mail 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant. Le Client peut s’y opposer et résilier sans frais. Préalo impose à chaque sous-traitant les mêmes obligations et reste responsable de leur respect.

6. Droits des personnes

Préalo aide le Client à répondre aux demandes des salariés (accès, rectification, effacement). Une demande reçue directement est transmise au Client sous 5 jours ouvrés.

7. Violation de données

Préalo notifie au Client toute violation de données dans les 48 heures après en avoir eu connaissance. La notification décrit les faits, les données et personnes touchées, les conséquences probables et les mesures prises. Préalo aide le Client à la notifier à la CNIL et aux personnes concernées.

Préalo aide aussi le Client, si besoin, pour une analyse d’impact.

8. Conservation et fin du contrat

• Pendant l’abonnement : les fiches et déclarations sont conservées. Le Client peut demander la suppression d’une fiche à contact@prealo.com ; Préalo l’effectue sous 5 jours ouvrés.
• À la fin de l’abonnement : le Client exporte ses données pendant 30 jours. Préalo les supprime ensuite sous 30 jours, et des sauvegardes sous 90 jours.
• Le registre du personnel : le Client le conserve lui-même après la fin de l’abonnement, aussi longtemps que la loi l’exige.

9. Audit

Préalo fournit sur demande les informations qui montrent le respect de cet accord. Le Client peut faire un audit une fois par an, à ses frais, avec un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret.

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